Plantilla de RFP para POS empresarial.
Más de 100 preguntas para los proveedores.
Todas las preguntas están en esta página. Copia una sección directo a tu RFP, o llévate el banco completo como hoja de cálculo. Nada está detrás de un formulario, y no tienes que decirnos quién eres.
Tres cosas que hacen que un RFP se pueda responder.
Recórtalo antes de enviarlo
Un banco de más de 100 preguntas es para elegir de ahí, no un documento para enviar. Mandarlas todas produce respuestas largas y evasivas. Elige las veinte que realmente cambiarían tu decisión y haz esas obligatorias.
Pide evidencia, no confirmación
Cualquier proveedor puede responder que sí. Exige una referencia con nombre, una cifra medida, un documento o una demostración en vivo para cada afirmación que importe, y dilo en la pregunta.
Define la puntuación antes de leer las respuestas
Acuerda la ponderación con tus stakeholders mientras el campo sigue abierto. Decidir qué importa después de haber leído una respuesta atractiva es la forma en que las organizaciones se convencen de la plataforma equivocada.
Más de 100 preguntas, en 15 secciones.
Usa el botón de copiar de cualquier sección para llevarte sus preguntas como texto plano.
Términos comerciales y licenciamiento
Pon las preguntas de dinero desde el principio. Los modelos de licenciamiento difieren mucho más que las listas de funciones, y el costo total normalmente depende de las respuestas de aquí y no del precio de lista.
- ¿Cómo se licencia la plataforma: por tienda, por terminal, por usuario nombrado, por transacción o sobre ingresos?
- ¿Qué incluye la licencia base, y qué es un módulo o complemento de pago?
- ¿Cuál es el costo total a cinco años para nuestro número de tiendas, incluidas licencias, implementación, hardware, soporte y capacitación?
- ¿Cómo cambia el precio si nuestro número de tiendas baja en lugar de crecer?
- ¿Cuáles son los términos de incremento anual, y hay un tope?
- ¿Cuáles son el plazo del contrato, el periodo de aviso y los términos de salida?
- ¿Hay cargos por ambientes adicionales (desarrollo, pruebas, capacitación)?
- ¿Qué pasa comercialmente si adquirimos otro retailer a mitad del plazo?
Punto de venta y cobro
La realidad diaria del piso de venta. Pide que estas se demuestren en lugar de confirmarse por escrito.
- ¿Qué formas de pago se soportan de forma nativa, y cuáles necesitan un tercero?
- ¿Cómo se manejan los pagos divididos, los reembolsos parciales y los cambios entre formas de pago?
- ¿Qué pasa con una transacción en curso si el dispositivo pierde la conectividad?
- ¿Cuánto aguanta un día completo de venta sin conexión antes de que el almacenamiento o la conciliación se vuelvan un problema?
- ¿Cómo se controlan y auditan los descuentos, las promociones y los cambios de precio a nivel de línea?
- ¿Los vendedores pueden completar una venta en cualquier punto de la tienda, o solo en posiciones fijas?
- ¿Cuántos toques toma una venta estándar, y cuántos toma una devolución?
- ¿Qué ve el cliente durante la transacción, y esa pantalla es configurable?
- ¿Cómo se manejan las tarjetas de regalo, el crédito de tienda y el apartado entre tiendas y canales?
- ¿Cómo se concilia el efectivo al cierre del día, y cómo se ve un conteo ciego?
Inventario y precisión de existencias
Pide la precisión medida en una flota comparable, no una meta. La brecha entre lo que se afirma y lo que se logra es donde fallan la mayoría de los programas omnicanal.
- ¿Qué precisión de inventario a nivel de artículo logran realmente los clientes comparables, y cómo se mide?
- ¿Cuánto tarda un conteo completo de tienda, y la tienda tiene que cerrar?
- ¿Con qué frecuencia pueden correr los conteos cíclicos sin interrumpir la venta?
- ¿Cómo se manejan la recepción, las transferencias y los ajustes en el piso de venta?
- ¿Qué tan rápido se refleja una venta, una devolución o una transferencia en el disponible para venta?
- ¿Cómo maneja el sistema el inventario serializado, y con qué granularidad?
- ¿Qué reporteo existe para la merma, y cómo se atribuye?
- ¿Cómo se decide la asignación y el reabastecimiento, y podemos sobrescribirlo por tienda?
Omnicanal y gestión de órdenes
Los escenarios que rompen los sistemas son los que cruzan canales. Insiste en los casos de falla, no en el camino feliz.
- ¿Qué modelos de surtido se soportan de forma nativa: envío desde tienda, compra en línea y recoge en tienda, envío a tienda, pasillo infinito?
- ¿Cómo se elige la ubicación que surte, y podemos configurar esa lógica nosotros mismos?
- ¿Qué pasa cuando una tienda no puede surtir una orden ya recolectada?
- ¿Un cliente puede devolver una orden en línea en cualquier tienda, y cómo se maneja el reembolso?
- ¿Cómo se presentan al cliente los envíos parciales y las órdenes desde varias ubicaciones?
- ¿Qué hace realmente el vendedor cuando una orden llega a su tienda?
- ¿Cómo se generan las guías de paquetería, y qué paqueterías se soportan?
- ¿Cómo se protegen las existencias de la sobreventa durante un evento de venta pico?
Datos del cliente y clienteling
El consentimiento y la residencia de los datos merecen aquí tanta atención como las funciones. Pide a tu equipo de privacidad que revise esta sección.
- ¿Cómo se crea un registro de cliente en la caja sin frenar la fila?
- ¿Cómo se captura, almacena y evidencia el consentimiento de marketing por mercado?
- ¿Cómo se detectan y fusionan los registros de clientes duplicados?
- ¿Qué historial del cliente es visible para un vendedor, y se puede restringir por rol?
- ¿Los clientes pueden registrarse en su propio dispositivo en lugar del dispositivo del vendedor?
- ¿Cómo funciona la lealtad entre canales y entre mercados?
- ¿Qué pasa con los datos del cliente ante una solicitud de eliminación, y cuánto tarda?
- ¿Podemos exportar el conjunto completo de registros de clientes si nos vamos?
RFID y prevención de pérdidas
Pregunta específicamente si el RFID es parte de la plataforma o un producto de terceros que se vende junto a ella. La respuesta cambia considerablemente la carga de integración y soporte.
- ¿El RFID es nativo de la plataforma o se entrega a través de un tercero o middleware?
- ¿Qué lectores, impresoras y etiquetas están certificados, y quién los certifica?
- ¿Qué precisión de lectura se logra en una tienda en vivo, y sobre qué población de etiquetas?
- ¿Cómo llegan los datos de RFID al inventario, y cuál es la latencia?
- ¿La plataforma puede consumir mercancía etiquetada por el proveedor, y se pueden imprimir y codificar etiquetas en la recepción?
- ¿Qué pasa con la funcionalidad RFID si la tienda está sin conexión?
- ¿Cuál es el costo por etiqueta y por lector a nuestra escala, y quién los suministra?
Arquitectura, hospedaje y resiliencia
Involucra a tus arquitectos al escribir esta sección. Pide un diagrama de arquitectura de referencia como entregable, no una descripción.
- ¿Dónde está hospedada la plataforma, y a qué regiones se pueden fijar nuestros datos?
- ¿La plataforma es multi-tenant, y cómo se aíslan los tenants?
- ¿Cuál es el compromiso de disponibilidad publicado, y cuál es la compensación si no se cumple?
- ¿Cuál es el plan de recuperación ante desastres, y cuáles son el RTO y el RPO probados?
- ¿Qué se degrada y qué sigue funcionando cuando se pierde la conectividad a nivel de tienda?
- ¿Cuál es el rendimiento pico de transacciones demostrado en producción, y por quién?
- ¿Podemos operar en nuestra propia tenencia de nube o en sitio si lo necesitamos?
- ¿Cómo se planea la capacidad para la temporada pico, y quién es responsable si se queda corta?
- ¿Cuál es la cadencia de actualizaciones, y podemos diferir una actualización?
- ¿Cuántas versiones soportan de forma simultánea?
Seguridad, privacidad y cumplimiento
Pide evidencia en lugar de afirmaciones. Un proveedor que comparte un reporte bajo NDA es una propuesta distinta de uno que solo lo describe.
- ¿Qué certificaciones y atestaciones tienen, y compartirán los reportes bajo NDA?
- ¿Cuándo fue su última prueba de penetración independiente, y compartirán un resumen?
- ¿Quiénes son sus subprocesadores, y dónde se procesan y almacenan los datos?
- ¿Cómo se manejan los datos del tarjetahabiente, y cuál es el alcance de su responsabilidad PCI frente a la nuestra?
- ¿Cómo se cumplen los requisitos fiscales y de impuestos en cada uno de nuestros mercados, y quién lo certifica?
- ¿Cuál es su compromiso y proceso de notificación de brechas?
- ¿Cómo se cifran los datos en tránsito y en reposo, y quién tiene las llaves?
- ¿Cuál es la política de retención de datos, y podemos definirla nosotros mismos?
- ¿Cómo manejan una solicitud de acceso a datos de un cliente que abarca tiendas y canales?
- ¿Completarán nuestro cuestionario de seguridad, y en qué plazo?
Integraciones y APIs
Pide ver la documentación antes de firmar, no después. Que sea pública es en sí mismo una señal útil.
- ¿Su documentación de APIs está disponible públicamente, y podemos verla ahora?
- ¿Hay un sandbox o ambiente de pruebas al que podamos acceder durante la evaluación?
- ¿Qué plataformas de ERP, WMS, e-commerce y pagos están en vivo con clientes hoy?
- ¿Esas integraciones las construyen y soportan ustedes, un socio o el cliente?
- ¿Cuáles son los límites de tasa, los límites de carga y las latencias esperadas publicados?
- ¿Cómo se versionan y comunican los cambios incompatibles de las APIs, y con cuánto aviso?
- ¿Qué pasa con nuestras integraciones durante una actualización de la plataforma?
- ¿Hay webhooks o flujos de eventos disponibles, y con qué garantías de entrega?
- ¿Cuál es el proceso y el costo si necesitamos una integración que todavía no existe?
Identidad, accesos y auditoría
Los inicios de sesión compartidos siguen siendo comunes en los sistemas de tienda y son un problema de merma y auditoría. Pregunta cómo los evita el sistema, no si soporta cuentas individuales.
- ¿Cómo se autentican los vendedores, y cómo evitan las credenciales compartidas en la práctica?
- ¿La plataforma se integra con nuestro proveedor de identidad, incluidos SSO y MFA?
- ¿Qué tan granulares son los permisos, y podemos modelar nuestra propia jerarquía de aprobaciones?
- ¿Cada acción privilegiada es atribuible a una persona nombrada en el registro de auditoría?
- ¿Cómo se manejan las bajas, las transferencias y el personal de temporada a escala?
- ¿Podemos exportar los registros de auditoría a nuestro propio SIEM?
- ¿Qué acceso tiene su propio personal a nuestros datos de producción, y cómo se registra?
- ¿Qué opciones existen donde el inicio de sesión biométrico no está permitido?
Dispositivos y hardware
La elección de hardware es donde normalmente se esconde la dependencia del proveedor. Pregunta qué pasa cuando un dispositivo del que dependes se descontinúa.
- ¿Qué dispositivos y sistemas operativos se soportan, y cuáles están certificados?
- ¿Estamos atados a hardware específico, y podemos conseguirlo nosotros mismos?
- ¿Qué periféricos están certificados: impresoras, escáneres, cajones de efectivo, terminales de pago, lectores RFID?
- ¿Cómo se aprovisionan, actualizan y borran los dispositivos a escala de flota?
- ¿Qué administración de dispositivos móviles requiere o asume la plataforma?
- ¿Cuál es la versión mínima de sistema operativo soportada, y qué tan rápido soportan las nuevas?
- ¿Qué pasa cuando un dispositivo certificado es descontinuado por su fabricante?
- ¿Cuál es el ciclo esperado de renovación de dispositivos, y quién asume ese costo?
Implementación, migración y transición
Pide referencias con nombre, de tu número de tiendas, que hayan salido en vivo en los últimos dieciocho meses, y habla con ellas sin el proveedor presente.
- ¿Quién realiza la implementación: su personal, un socio o el nuestro?
- ¿Cuál es un plazo realista para la primera tienda en vivo, y para el despliegue completo a nuestra escala?
- ¿La plataforma puede operar en paralelo con nuestro POS actual durante un despliegue por fases?
- ¿Qué datos históricos de transacciones, clientes e inventario se migran, y en qué forma?
- ¿Cómo se ve la reversión si una ola falla?
- ¿Quién está en sitio en la transición, y por cuánto tiempo?
- ¿Qué se espera de nuestro equipo, en roles y horas, durante la implementación?
- ¿Qué tres clientes comparables salieron en vivo más recientemente, y podemos hablar con ellos sin acompañamiento?
- ¿Cuál es la causa más común de retraso en sus implementaciones?
Capacitación y gestión del cambio
La rotación en retail significa que la capacitación nunca termina. Pregunta por el segundo año, no por el lanzamiento.
- ¿Cuánto tarda capacitar a un vendedor hasta que es competente, y cómo se mide?
- ¿Qué materiales de capacitación se proporcionan, y podemos adaptarlos a nuestros propios procesos?
- ¿Cómo se capacita al personal nuevo después de salir en vivo, sin participación del proveedor?
- ¿La capacitación se rastrea y es certificable, y podemos reportar la preparación por tienda?
- ¿Cuánto cuesta la capacitación después de la implementación inicial?
- ¿Cómo se incorpora al personal de temporada y temporal en los picos?
Soporte, SLA y roadmap
Pregunta quién contesta a las 2 de la mañana del Buen Fin, y cuál es su puesto.
- ¿Cuáles son sus horarios de soporte, y en qué idiomas y zonas horarias?
- ¿Cuáles son los objetivos de respuesta y resolución por severidad, y cuál es la compensación si no se cumplen?
- ¿Quién atiende un P1 durante la temporada pico, y es empleado suyo o de un socio?
- ¿Cómo escalamos, y con quién, por nombre y puesto?
- ¿Cómo se define el roadmap del producto, y cómo influyen los clientes en él?
- ¿Qué lanzaron en los últimos doce meses, y qué está comprometido para los próximos doce?
- ¿Con cuánto aviso contamos antes de que una función se descontinúe?
- ¿Cuál es su tasa de retención de clientes, y cuántos clientes se fueron en los últimos dos años?
Salida y portabilidad de datos
La sección que la mayoría de los RFP omiten y que la mayoría lamenta haber omitido. Pregúntalo mientras todavía tienes poder de negociación.
- Si nos vamos, ¿qué datos recuperamos, en qué formato y qué tan rápido?
- ¿Hay un cargo por la extracción de datos al salir?
- ¿Cuánto tiempo conservan nuestros datos después de la terminación, y podemos exigir su eliminación?
- ¿Podemos seguir operando durante una transición a otra plataforma?
- ¿Qué asistencia proporcionan a un proveedor sucesor, y a qué costo?
Cómo escribir un RFP de POS, respondido.
Un RFP de POS debe cubrir términos comerciales y de licenciamiento, comportamiento del punto de venta y del cobro, precisión de inventario, omnicanal y gestión de órdenes, datos del cliente y consentimiento, RFID si es relevante para ti, arquitectura y resiliencia, seguridad y cumplimiento, integraciones y APIs, identidad y auditoría, dispositivos y hardware, implementación y migración, capacitación, soporte y SLA, y salida y portabilidad de datos. El último es el que más seguido se deja fuera y el que más seguido se lamenta, porque es mucho más difícil de negociar después de firmar.
Menos de las que envían la mayoría de los retailers. Un banco de cien o más es útil para elegir, pero enviarlas todas invita a respuestas largas y evasivas que son difíciles de comparar. De veinte a cuarenta preguntas que realmente cambiarían tu decisión, cada una exigiendo evidencia en lugar de un sí, te dirán más que cien que se pueden responder con una matriz de funciones.
En la práctica, cuatro tipos. Solicitudes de cifras medidas de una flota en vivo comparable y no de metas. Solicitudes de hablar con clientes recientes de tamaño similar sin que el proveedor esté presente. Solicitudes de documentos, como un reporte de auditoría bajo NDA o documentación pública de las APIs que puedas leer durante la evaluación. Y preguntas de salida: qué recuperas, en qué formato, qué tan rápido y a qué costo.
Usa varias, y trata cada una como un punto de partida y no como una especificación. Cualquier plantilla escrita por un proveedor refleja en lo que ese proveedor es bueno, así que cruza al menos dos, agrega tus propios requisitos operativos y elimina todo aquello por lo que realmente no cambiarías tu decisión. Las plantillas de analistas independientes valen la pena leerse junto a las de los proveedores por la misma razón.
Para una flota multimercado, espera varios meses desde escribir el RFP hasta firmar, y más todavía hasta que la primera tienda salga en vivo. Las etapas que más seguido se retrasan son la revisión de seguridad y arquitectura, porque esos equipos suelen involucrarse tarde, y las llamadas de referencia, porque dependen de la disponibilidad de otros retailers. Vale la pena empezar ambas antes de lo que parece necesario.
Escrito por Teamwork Commerce, un proveedor de POS. Incluimos deliberadamente preguntas que no ganaríamos, porque un banco de preguntas que solo pregunta en lo que un proveedor es bueno no te sirve de nada. Júzgalo según si hace que tu RFP sea más difícil de responder.
Hazle estas preguntas a nosotros.
Lleva la sección que más te preocupa a una sesión de trabajo con especialistas técnicos en lugar de un ejecutivo de cuenta.